روش سریع برای حل شدن کارمان در ادارات

رفتار اکثر مردم در ادارات

 من خودم به شخصه خیلی برایم پیش می آید که به ادارات مختلف بروم، حالا از بانک گرفته تا اداره آموزش و پرورش و کلی ادارات دیگر و تا زمانی که این تکنیک را بلد نبودم که در ادامه باهم یاد خواهیم گرفت، مثل اکثر مردم رفتارمی کردم در ادارات و این رفتار من، هم خودم را خشمگین می کرد و هم مسئول مربوطه را. یکبار یادم هست رفته بودم بانک چون می خواستم یک کارت هدیه برای یکی از دانش آموزانم بگیرم. سریع جلو رفتم و گفتم که من می خوام فلان کار انجام بشه لطفا انجام بدین( با لحنی آرام اما کمی تند) و بعد مسئول مربوطه برگشت و نگاهی غضب آلود به من کرد و چنان حرف هایی به من زد که نمی توانم در اینجا بیان کنم. الان که این تکنیک را یاد گرفتم، در ادارات دیگر خیلی اعصابم بهم نمی ریزد و کلافه نمی شوم و همچنین با مسئول مربوطه یک ارتباط خوبی هم شکل می دهم( البته از راه درست واخلاقی که باهم یاد خواهیم گرفت).

این موضوع دقیقا در مورد چه چیزی است؟

 هدف ما این است که وقتی وارد اداره ای می شویم برای حل شدن کارمان، طوری رفتار کنیم که هم خیلی حرفه ای دیده شویم و هم کارمان راه بیوفتد و هم مسئول مربوطه بگوید ایول این چقدر آدم خفن و باحالی هست.

اهمیت این موضوع

تا حالا چقدر برای تان پیش آمده است در بانکی یا اداره ای چیزی کاری داشته باشید؟ تقریبا برای همه ما جواب این است: بسیار زیاد. بنابراین اگر روش اصولی و درست رفتار کردن در این مکان ها را بلد نباشیم، خیلی بد می شود و بشدت کلافه می شویم. فکر کنم شما هم مانند من افرادی را دیده اید که از شدت خشم و عصبانیت، داد و بیداد می کنند در ادارات و با صدای بلند فریاد می زنند که کسی به کار من رسیدگی نمی کند اینجا دیگر چه جور خراب شده ای هست و فلان.

از یک طرف من بسیاری از افراد را دیده ام که در اداره ای، بعد از اینکه کارش راه نیوفتاده حالا به هر دلایلی، شروع به پرخاشگری کرده است و… و نکته بسیار مهم این است که این شخص کل روز یا شاید کل هفته، ذهنش درگیر آن لحظه باشد و همش در ذهنش به آن مسئول لعنت بفرستد و… بنابراین هنوز هم احساس خشم و عصبانیت را در خود داشته باشد که این برای سلامتی بشدت مضر است.

بحث دیگر اینکه اگر ما این مهارت خفن را یاد بگیریم، دفعات بعدی که ممکن است به آن اداره برویم برای حل شدن کارمان، احتمال اینکه خیلی راحت تر کارمان راه بیوفتد خیلی زیاد است.

در کل برای داشتن اعصابی آرام، بهینه کردن وقت، داشت شخصیت جذاب و حرفه ای، برقرار کردن ارتباطات خوب و کلی فایده های دیگر، نیاز است که ما این مهارت را یاد بگیریم.

راهکار خفن و عالی

بریم سراغ یادگیری این تکنیک خفن. این روشی که در اینجا به شما عزیزان خواهم گفت، از 5 گام تشکیل شده است که ما دونه دونه این گام ها را بررسی می کنیم و این گام ها را خیلی خوب است پشت سر هم به کار ببرید تا نتیجه مورد نظر خودتان را بگیرید.

گام اول: درک شرایط فرد

شرایط آن فرد و آن مسئول مربوطه را درک کنیم و دقیقا بدانیم که چه سختی هایی دارد، یعنی مثلا وقتی که بسیاری از افراد با چهره عبوث و عصبانی می آیند و فقط به دنبال این هستند که کارشان را راه بیندازند، متوجه می شویم که آن مسئول مربوط کار راحتی ندارد و سختی ها و دشواری های خاص خودش را دارد.

گام دوم: همگام شدن با شخص یا مسئول مربوطه

بعد از اینکه خودمان را در جای آن شخص قرار دادیم و متوجه شدیم که کارش سختی های خاص خودش را دارد و درکش که کردیم، حالا در این گام می آییم و کمی با این شخص همگام می شویم. مثلا می توانیم از این جملات استفاده کنیم: واقعا بهتون خداقوت می گم، وقتی همه با چهره عبوث و عصبانی می آیند و فقط درخواست دارند و می خواهند کارشان راه بیوفتد، یک اعصاب واقعا فولادی می خواهد و من واقعا از شما تشکر می کنم که بازهم با حوصله دارید به کارها رسیدگی می کنید واقعا سپاسگزارم.

با گفتن این مدل عبارت ها و جملات، یک حس خوبی را به آن شخص منتقل می کنیم و بهش این پیغام را می رسانیم که من تو را درک می کنم، می دانم کار تو سخت است و واقعا داری زحمت می کشی. چون اینو من خیلی تجربه کردم شخصا، وقتی فقط کار شخص را می بینی و بهش می گویی که من کار تو و سختی هایت را می بینم و می دانم که اصلا راحت نیست، آنقدر آن شخص احساس راحتی و خوب می کند که حد ندارد و می گوید آخیش یک نفر بالاخره من را درک کرد چقدر عالی.

گام سوم: موقع گفتن کلمه خداقوت و عبارت هایی که در گام دوم گفتم، حتما لبخند بزنید و با لبخند حرف خودتان را بگویید چون این خیلی موثرتر از زمانی است که ما با چهره ای خنثی یا پرتوقع این حرف ها را بزنیم.

گام چهارم: به جای دستور دادن، درخواست راهنمایی کن.

یعنی به جای اینکه بگوییم اینو امضا کنین لطفا، اینو کپی بگیرین لطفا، این کارو انجام بدین، اون کارو انجام بدین و… ازشون درخواست راهنمایی کنیم. یعنی به جای زحمت دادن، ازشون درخواست راهنمایی کنیم و بگوییم که: میشه منو راهنمایی کنید و بفرمایید چی کار کنم؟

هیچ کس دوست ندارد که بهش دستور داده بشه، اما اشخاص دوست دارند که افراد را راهنمایی کنند.

گام پنجم: بعد از تمام شدن و حل شدن کارمان، تشکر کنیم

خیلی از افراد دیده ایم که وقتی در اداره ای کارشان حل شد و تمام شد، یک راست می روند دیگر و پشت سرشان را هم نگاه نمی کنند. اما ما حرفه ای هستیم بنابراین بعد از تمام شدن کارمان، برمی گردیم و از آن شخص تشکر می کنیم چون هم حرفه ای بودن خودمان را نشان می دهیم و هم اینکه اگر دفعات بعدی کاری در آن اداره داشتیم، احتمال اینکه کار ما زودتر راه بیوفتد خیلی زیاد است.

نکات تکمیلی و اقدام نهایی

 احتمالا شما هم مثل اولین بار من که این تکنیک را یاد گرفتم، یک سری سوالات در ذهنتان دارید مانند:

_خب آقا این چاپلوسی نمی شه؟ نه اصلا این چاپلوسی نیست، ما کاملا اخلاقی داریم یه حالی به آن شخص می دهیم تا هم حال او خوب شود و هم ارتباط خوبی شکل بگیرد و هم کارمان راه بیوفتد.

_خب آقا بقیه ممکن است به ما بخندند و بگوید این چی داره میگه؟ شما هرکاری که بکنید، حتی بزرگ ترین و مفید ترین کارها، بازهم یک عده ایراد میگیرند یا مسخره می کنند، بنابراین در اینجا ملاک حرف بقیه نیست، ملاک رفتار درست و انسانی است که ما باید از خودمان نشان بدهیم و اتفاقا اگر چند باری این روش را شما تکرار کنید و بقیه ببینند که چقدر این روش موثر و مفید است، در آن صورت آن ها هم سعی می کنند از این روش استفاده کنند.

_خب آقا شاید مسئول مربوطه ما را با خاک یکسان کرد و خیلی بدقلق و عصبانی بود و اصلا به ما فرصت حرف زدن هم نداد؟ بله ممکن است و این روش، روش صددرصدی نیست، هیچ روشی صددرصدی نیست، اما در شاید بیشتر از 95 درصد مواقع این تکنیک خیلی خوب کار کند و این عالی است. در ضمن بازهم می گویم ملاک رفتار درست است. قرار نیست با رفتار اشتباه یک سری، ما رفتار درست خود را فراموش کنیم.

من اول کار خجالت می کشم این روش را پیاده سازی کنم خیلی برایم سخت است، چی کار کنم؟ طبیعی است. چون تا الان رفتاری که تقریبا همه ما داشته ایم را پیاده می کردیم بنابراین آن رفتار را بلدیم و برای مان خیلی آسان است که همان رفتار همیشگی را تکرار کنیم و من بهتان گفتم که این یک مهارت است مانند تمامی مهارت ها و مهارت را خوب یادگرفتن، نیاز به تمرین و تکرار دارد بنابراین شما ممکن است اولین بارها که می خواهید از این روش استفاده کنید، خراب کاری بکنید و گند بزنید، دقیقا مانند فردی که دوچرخه سواری را بلد نیست و می خواهد یاد بگیرد پس وقتی بار اول می خواهد دوچرخه سواری کند، شما انتظار ندارید که کاملا عالی بتواند دوچرخه را براند، بنابراین در انجام این روش هم برای بارهای اول نباید از خودتان انتظار داشته باشید، باید دائم تمرین و تکرار کنید تا این مهارت خفن در شما شکل بگیرد.

چطور است همین الان در ذهنتان یک سناریو بچینید و فرض کنید رفته اید به اداره ای و این روش را سعی کنید اجرا کنید. تمرین تصویر سازی ذهنی بشدت موثر است و تحقیقات علمی این را نشان داده اند. بنابراین می توانید در ذهنتان تمرین کنید و این بشدت می تواند مفید وموثر باشد.